INTEGRITETSPOLICY & GDPR
BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Xinix värnar om att du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Vår integritetspolicy utgår från gällande dataskyddslagstiftning (GDPR) och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.
Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.
BAKGRUND
Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamål, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.
Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller marknadsföring, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla lagar samt utföra kund- och marknadsanalyser.
Du har rätt att motsätta dig att vi använder personuppgifter för direktmarknadsföring. När vi samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta och hur du kan motsätta dig det.
RIKTLINJER
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag. Uppgifter som du lämnar finns tryggt förvarade i vårt ordersystem, och lagras där i upp till max 7 år efter senast avslutade uppdrag/beställning. Detta för att på smidigast möjliga sätt kunna fullfölja framtida beställningar och besvara eventuella frågor angående tidigare beställningar samt följa bokföringslagen. Vi sparar inte mer uppgifter än vi behöver och arbetar för att alltid ha så säker hantering som möjligt, speciellt avseende mer integritetskänsliga uppgifter.
Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:
• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Ålder
• Personnummer
• Kön
• Titel
• Användarnamn
• Fotografier
• Betalkortsnummer, kreditkortsnummer och andra bankrelaterade uppgifter
• Uppgifter som du registrerade självmant och frivilligt uppger
• Innehåll som du själv publicerar, s.k. användargenererat innehåll
• Närmaste anhörig
• Löneuppgifter
Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
Vi försöker i möjligaste mån att inhämta ditt samtycke innan vi börjar behandlar dina personuppgifter. Du samtycker till behandling genom att acceptera våra villkor i avtal, exempelvis i anställningsavtal.
Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.
Vi får också tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:
• Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
• Uppgifter som registreras av dig på någon av våra tjänster på hemsidan
• Uppgifter som vi får från offentliga register
• Uppgifter som vi får när du anlitar en av våra medarbetare
• Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
• Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss
Vilken information ger vi till dig?
När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa. Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.
Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.
I fråga om känsliga personuppgifter har vi inrättat särskilda behörighetskontroller, vilket innebär ett högre skydd för dina personuppgifter.
Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.
Vi har även policy för IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.
Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.
När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall personuppgiftbiträde behandlar dina uppgifter, såsom företagshälsovård eller lönebyrå, fastställer vi att leverantör har hanteringsrutiner som följer GDPR och våra interna krav för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett betryggande sätt.
ANSVAR
Xinix är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.
Om du har frågor gällande vår integritetspolicy och behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på info@xinix.se.
COOKIES
När du besöker Xinix´ webbplats (xinix.se) samlas en viss data in via cookies. Cookies är små textfiler som lagras på din enhet, såsom dator, surfplatta eller mobil, och används för att följa vad du gör på webbplatsen. Normalt sätt används cookies för att identifiera hur besökaren använder webbplatsen samt för att veta hur man ska förbättra användarens webbplatsupplevelse.
Enligt Lagen om elektronisk kommunikation ska alla som besöker en webbplats med cookies få information om att webbplatsen innehåller cookies, samt vad cookies används till. Besökaren ska också samtycka till att kakor används.
Det finns två typer av cookies som Xinix använder; permanenta cookies och sessionscookies.
Permanenta cookies
En permanent cookie ligger kvar på besökarens dator under en bestämd tid. På Xinix används dessa för att förbättra webbplatsen genom att få statistik hur en besökare använder webbplatsen, till exempel vilka tjänster som läses mest och hur användare rör sig i navigeringen. Xinix lagrar också en cookie i 48 timmar som kontrollerar om besökaren tagit del av på webbplatsen.
Sessioncookies
En sessionscookie lagras tillfälligt i datorns minne under tiden en besökare är inne på en webbsida och används till exempel för att fastställa vilket språk du valt. Sessioncookies raderas när du stänger din webbläsare.
Analysverktyg för webbstatistik
Xinix använder Google Analytics som ett hjälpmedel för att få en bild av hur besökare använder webbplatsen. Analysverktyget använder cookies och informationen som genereras av dessa genom din användning av webbplatsen (inklusive din IP-adress) kommer att vidarebefordras till och lagras av Google på servrar i USA. Denna information används i syfte att utvärdera besöksstatistik, exempelvis för att förbättra innehåll, navigation och struktur. Google kan också överföra denna information till tredje parter om det krävs enligt lag eller i de fall en tredje part behandlar informationen för Googles räkning. Google kommer inte att koppla samman IP-adresser med andra data som Google innehar.
Hur inaktiverar du cookies?
Om du inte accepterar att cookies används kan du stänga av cookies i din webbläsares säkerhetsinställningar. Du kan även ställa in webbläsaren så att du får en fråga varje gång webbplatsen försöker placera en cookie på din dator. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas, se webbläsarens hjälpsidor för mer information.
Om du väljer att inte acceptera cookies kan vissa delar av vår webbplats fungera sämre för dig. Post- och telestyrelsen är tillsynsmyndighet på området, läs gärna mer om cookies på deras webbplats.
Om du inte vill att dina besök ska visas i statistiken i Google Analytics finns det ett tillägg som du kan installera i din webbläsare. Tillägget hämtar du på Googles webbplats. Du kan också neka användningen av cookies (se ovan) genom att välja vissa inställningar i webbläsaren.
KONTAKT
Om du har frågor gällande cookies eller något annat är du välkommen att kontakta oss på info@xinix.se.
